”Kumppaneitamme koskevat vaatimukset tarkistetaan kolmen vuoden välein. Tällä kertaa painotimme muun muassa riskien minimoimista ja ilmastoon liittyviä aiheita. Halusimme myös tehdä asiakirjasta helppokäyttöisemmän ja selkeyttää sen sisältöä”, kertoo UPM:n sosiaalisesta vastuullisuudesta vastaava johtaja Nina Norjama.
UPM ei tingi oikein toimimisen periaatteistaan missään olosuhteissa. Odotamme samaa sitoutumista myös toimittajiltamme sekä muilta kolmansilta osapuolilta, joiden kanssa toimimme. Sitoutumisemme oikein toimimiseen on kirjattu vuonna 2019 uudistettuun Toimintaohjeeseemme. Vuonna 2020 päivitimme myös Toimintaohjeen toimittajille ja kolmansille osapuolille ajan tasalle ja yhtenäiseksi Toimintaohjeen kanssa.
Sisäinen koulutus ja uudet hankintatyökalut
Uudistuksen toinen tärkeä tavoite oli huolehtia siitä, että kaikki UPM:llä tietävät toimittajia ja kolmansia osapuolia koskevat vaatimukset. Kumppaneiden kanssa työskentelevien ja esimerkiksi sopimusneuvotteluihin osallistuvien työntekijöiden tulisi ymmärtää Toimittajien toimintaohje yksityiskohtaisesti. Perehdytystä varten on järjestetty laajoja sisäisiä koulutuksia ja laadittu verkkokurssimateriaaleja.
”Haluamme myös varmistaa, että kumppanimme ja toimittajamme ovat paremmin perillä näistä periaatteista ja tietävät, että heidän on hyväksyttävä vaatimukset ja toimittava niiden mukaan. UPM:n hankintaprosessin ja ostojärjestelmien uudistaminen on ollut tässä apuna. Jatkossa uusi digitaalinen alusta edellyttää kaikilta toimittajilta rekisteröitymistä ja UPM:n Toimittajien Toimintaohjeen hyväksymistä, ennen kuin he voivat solmia kanssamme sopimuksia”, Norjama sanoo.
Arkielämän esimerkkejä käytännön oppaassa
Toimintaohje toimittajille ja kolmansille osapuolille on päivitetty, mutta sen lisäksi UPM:n verkkosivuilla on nyt saatavilla uudistettu käytännön opas 22 kielellä. Siinä annetaan esimerkkejä ja hyviä käytäntöjä Toimittajien toimintaohjeen noudattamisen tueksi. Käytännön oppaan tarkoituksena on myös auttaa toimittajia edistämään samoja vaatimuksia omassa toimitusketjussaan.
”Uudistetussa käytännön oppaassa on konkreettisia ehdotuksia esimerkiksi siitä, kuinka toimittajamme voivat minimoida haitalliset ympäristövaikutuksensa. Lisäksi aiemmin totesimme vain, että edellytämme Kansainvälisen työjärjestön (ILO) yleissopimusten mukaisia työolosuhteita. Nyt kerromme toimittajille, mitä yleissopimukset tarkoittavat käytännössä eli esimerkiksi kohtuullisia työaikoja”, Norjama selventää.
UPM seuraa riskiarvioinnin perusteella valittujen toimittajien toimintaa tarkemmin esimerkiksi vuosittaisilla kyselyillä ja auditoinneilla. Jos toiminnassa on huomautettavaa, kyseiset epäkohdat on korjattava.
”Toimittaja voi ehdottaa korjaavia toimenpiteitä itse tai voimme ohjata heitä oikeaan suuntaan. Esimerkiksi työturvallisuuden osalta kerromme usein omista käytännöistämme ja ehdotamme ratkaisuja”, Norjama sanoo.
