Päivitetty 31.1.2024
1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
UPM-Kymmene Oyj (”UPM”)
Alvar Aallon katu 1
00100 Helsinki
events@upm.com tai privacy@upm.com
2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Yhtiökokouksen verkkolähetykseen ilmoittautumisen yhteydessä kerätään osakkeenomistajan yksilöimiseksi tarvittavia tietoja. Verkkolähetys on tarkoitettu ainoastaan osakkeenomistajille. Tietojen keräämisen tarkoituksena on mahdollistaa osakkeenomistajien ilmoittautuminen seuraamaan varsinaisen yhtiökokouksen verkkolähetystä, verkkolähetyksen seuraaminen, sekä varmentaa osakkeenomistajan henkilöllisyys. Henkilötietojen käsittely perustuu UPM:n oikeutettuun etuun mahdollistaa osakkeenomistajilleen joustavat mahdollisuudet seurata yhtiön yhtiökokousta.
Verkkolähetykseen rekisteröitymiseen ja osallistumisoikeuden vahvistamiseen käytetyn järjestelmän teknisenä ylläpitäjänä ja toteuttajana toimii Innovatics Oy, ja verkkolähetykseen käytetyn järjestelmän ylläpitäjänä ja toteuttajana toimii FLIK Helsinki Oy.
3. Käsiteltävät henkilötiedot
Yhtiökokouksen verkkolähetykseen ilmoittautumisen ja verkkolähetyksen seuraamisen yhteydessä voidaan kerätä ja käsitellä seuraavia henkilötietoja: nimi, henkilötunnus tai syntymäaika, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja ip-osoite
4. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot kerätään pääasiassa yhtiökokouksen verkkolähetykseen ilmoittautuvalta osakkeenomistajalta itseltään. Ilmoittautumistietoja verrataan täsmäytyspäivän osakasluetteloon osakasomistuksen varmistamiseksi.
5. Tietojen luovutukset kolmansille osapuolille ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Rekisterinpitäjä voi siirtää ja luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille seuraavissa tapauksissa:
- yhtiökokouksen verkkolähetykseen ilmoittautumiseen sekä itse verkkolähetykseen käytettyjä järjestelmiä ylläpitäville Innovatics Oy:lle sekä FLIK Helsinki Oy:lle sekä tarpeen mukaan muille luotetuille palveluntarjoajille, jotka toimivat rekisterinpitäjän lukuun;
- konsernin sisällä; ja
- kun tiedon luovuttaminen on tarpeen rekisterinpitäjän oikeuksien turvaamiseksi, rekisteröidyn tai muiden turvaamiseksi, petosten tutkimiseksi tai viranomaisten pyyntöihin vastaamiseksi.
Henkilötietoja ei luovuteta säännönmukaisesti eikä siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
6. Henkilötietojen suojauksen periaatteet
Rekisterinpitäjällä on käytössään tarpeelliset tekniset ja organisatoriset tietoturvatoimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi hävittämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytökseltä ja asiattomalta pääsyltä tietoihin.
7. Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi. Käytännössä henkilötietoja säilytetään kolme kuukautta yhtiökokouksen järjestämisajankohdasta.
Kun henkilötietoja ei enää tarvita tai niiden käsittelylle ei enää ole perustetta, henkilötiedot anonymisoidaan tai poistetaan.
8. Rekisteröidyn oikeudet ja oikeuksien toteuttaminen
Rekisteröidyllä on soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti seuraavat oikeudet:
- Oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti;
- Oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti;
- Oikeus tehdä valitus kansalliselle tietosuojaviranomaiselle (Suomessa tietosuojavaltuutettu: https://tietosuoja.fi/etusivu) tai muulle Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen tietosuojaviranomaiselle.
Yllä kuvattujen oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt tulee osoittaa
events@upm.com tai privacy@upm.com
tai kirjeitse osoitteeseen:
UPM-Kymmene Corporation / Privacy
Alvar Aallon katu 1, P.O. Box 380
FI-00101 Helsinki, Finland
