Tietosuojaseloste - ilmoittautuminen ja osallistuminen varsinaiseen yhtiökokoukseen 2025
Päivitetty 31.1.2025
1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
UPM-Kymmene Oyj (”UPM”)
Alvar Aallon katu 1
00100 Helsinki
Konsernin lakiasioista vastaava johtaja Saara-Maria Helminen saara-maria.helminen@upm.com tai privacy@upm.com
2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on mahdollistaa rekisterinpitäjän yhtiökokouksen läpivienti lain mukaisesti.
Henkilötietoja käsitellään ainoastaan yhtiökokouksen järjestämisen vuoksi välttämättömiin tarkoituksiin, kuten ilmoittautujan henkilöllisyyden varmistamiseksi ja osallistumisoikeuden tarkastamiseksi, kokouksen osallistujaluettelon, ääniluettelon ja mahdollisten äänilippujen laatimiseksi, mahdollisen äänestyksen järjestämiseksi sekä mahdollisten kysymysten ja puheenvuoropyyntöjen hallintaan.
Yhtiökokouksen ilmoittautumisjärjestelmän, mahdollisen äänestyksen ja salikirjanpidon teknisenä toteuttajana toimii Innovatics Oy. Osakasluetteloa ylläpitää Euroclear Finland Oy. Inderes Oyj vastaa yhtiökokouspalvelun kokonaisuudesta. Lisäksi tarvittaessa käytetään myös muita palveluntarjoajia.
Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän lakisääteisiin velvoitteisiin.
3. Käsiteltävät henkilötiedot
Käsiteltäviin henkilötietoihin kuuluu osakkeenomistajan ja tämän mahdollisen edustajan nimi, henkilötunnus ja/tai y-tunnus, osoite, yhteystiedot, osake- ja äänimäärä, mahdolliset äänestystiedot, tunnistautumistapa, edustusperuste, ilmoittautumispäivä, ja mahdolliset tiedot avustajasta, valtakirjasta sekä mahdolliset muut ilmoittautumisen yhteydessä annetut lisätiedot. Kokoukseen osallistuvista tallennetaan lisäksi kokoukseen saapumisaika ja poistumisaika. Palvelun teknistä ylläpitoa ja seurantaa varten tallennetaan lisäksi lokitietoja ilmoittautumisesta ja äänestämisestä sekä käyttäjän IP-osoite.
Rekisteri sisältää Euroclear Finlandin yhtiökokousta varten muodostaman täsmäytyspäivän osakasluettelon, joka sisältää mm. osakkeenomistajan nimen, henkilö-/Y-tunnuksen, osoitteen ja osakemäärän.
Rekisteri sisältää Euroclear Finlandin yhtiökokousta varten muodostaman tilapäisen osakasluettelon, joka sisältää tiedot yhtiökokoukseen ilmoittautuneista hallintarekisteröidyistä osakkeenomistajista ja heidän osakemääränsä.
4. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään pääsääntöisesti henkilöltä itseltään tai tämän edustajalta yhtiökokoukseen ilmoittautumisen yhteydessä. Sähköpostin tai postin kautta ilmoittauduttaessa rekisterinpitäjä tai Innovatics Oy syöttää rekisteriin ilmoittautujan henkilötiedot ja mahdolliset ennakkoäänet.
Ilmoittautumisen yhteydessä annettujen henkilötietojen perusteella Innovatics Oy hakee osakkeenomistajan osakemäärän Euroclear Finland Oy:n muodostamasta kokouksen täsmäytyspäivän osakasluettelosta.
Innovatics Oy syöttää rekisteriin tilinhoitajayhteisöjen yhtiökokouksessa edustamien hallintarekisteröityjen osakkeenomistajien äänestysohjeet.
5.Tietojen luovutukset kolmansille osapuolille ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Rekisterin tietojen pohjalta muodostetaan kokouksen ääniluettelo ja mahdollisen äänestyksen yhteenvedot, jotka liitetään kokouksen pöytäkirjan liitteiksi. Ääniluettelo sisältää osakkeenomistajan ja mahdollisen edustajan ja/tai avustajan nimen, äänilipun numeron (osallistujanumero), osakemäärän lajeittain, äänimäärän, edustusperusteen ja osallistumistavan.
Yhtiökokouspaikalla on osakeyhtiölain mukaisesti nähtävillä osakasluettelo, joka sisältää kokouksen täsmäytyspäivän mukaisesti osakkeenomistajien nimen, kunnan ja osake- ja äänimäärän. Luettelo sisältää myös tilapäisesti osakasluettelolle yhtiökokousta varten ilmoittautuneiden hallintarekisteröityjen osakkeenomistajien tiedot.
Rekisterin tietoja voidaan jakaa niille kolmansille osapuolille, jotka osallistuvat yhtiökokouksen järjestämiseen ja tarvitsevat omassa toiminnassaan rekisterin tietoja. Tietoja ei luovuteta kaupallisiin tarkoituksiin.
Suomalaisiin puhelinnumeroihin tekstiviestit ilmoittautuneille lähetetään suomalaisen palvelun kautta. Ulkomaisiin numeroihin tekstiviestit lähetetään sveitsiläisen palvelun kautta.
Muuten henkilötietoja ei luovuteta tai siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
6. Henkilötietojen suojauksen periaatteet
Fyysinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy vain tietoon oikeutetuilla henkilöillä.
Sähköinen aineisto säilytetään konesalissa, joka vastaa henkilötietojen käsittelylle asetettuja vaatimuksia. Tietoliikenneyhteys käyttäjän selaimelta palvelimelle on salattu. Pääsy rekisteriin on vain rajoitetulla joukolla rekisterinpitäjän ja alihankkijoiden työntekijöitä, jotka tarvitsevat ja käsittelevät tietoja yhtiökokouksen järjestämiseksi.
7. Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi tai lakiin perustuvien säilytysaikojen mukaan.
Innovatics Oy säilyttää henkilötietoja enintään kaksi vuotta yhtiökokouksen päättymisen jälkeen. Euroclear Finland Oy säilyttää henkilötietoja enintään neljä kuukautta yhtiökokouksen päättymisen jälkeen.
Yhtiökokouksen pöytäkirja ja siihen liitetty ääniluettelo säilytetään pysyvästi. Se sisältää yhtiökokoukseen osallistuneiden osakkeenomistajien nimet, mahdollisten asiamiesten ja avustajien nimet, osake- ja äänimäärät sekä äänilippujen numerot.
Kun henkilötietoja ei enää tarvita tai niiden käsittelylle ei enää ole perustetta, henkilötietoja sisältävät raportit anonymisoidaan tai poistetaan.
8. Rekisteröidyn oikeudet ja oikeuksien toteuttaminen
Rekisteröidyllä on soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti seuraavat oikeudet:
- Oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti;
- Oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti;
- Oikeus tehdä valitus kansalliselle tietosuojaviranomaiselle (Suomessa tietosuojavaltuutettu: https://tietosuoja.fi/etusivu) tai muulle Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen tietosuojaviranomaiselle.
Yllä kuvattujen oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt tulee osoittaa
UPM Privacy ja lähettää sähköpostitse osoitteeseen privacy@upm.com
tai kirjeitse osoitteeseen:
UPM-Kymmene Corporation / Privacy
Alvar Aallon katu 1, P.O. Box 380
FI-00101 Helsinki, Finland
